すずき
こんにちは。愛知県あま市で行政書士をしております。
すずきです！
会社設立を考えている方から
「何から準備すればいいのかわからない」
「どんな書類が必要なの?」
というご相談を数多くいただきます。株式会社を設立する際には、さまざまな書類を準備する必要があり、初めての方にとっては戸惑うことも多いでしょう。
この記事では、株式会社設立に必要な書類について、それぞれの役割や注意点を含めてわかりやすく解説していきます。事前にどんな書類が必要かを知っておくことで、スムーズな会社設立の準備を進めることができますので、ぜひ参考にしてください。
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株式会社設立で準備する書類は全部で10種類
株式会社を設立する際には、公証役場での定款認証と法務局での登記申請という2つの大きな手続きが必要になります。これらの手続きを進めるために、合計で10種類の書類を準備することになります。
書類の種類は多く感じるかもしれませんが、それぞれに明確な役割があります。必要な書類を漏れなく準備することが、会社設立をスムーズに進めるための第一歩です。
また、書類によっては作成に時間がかかるものや、取得に数日を要するものもあります。余裕を持ったスケジュールで準備を進めることをおすすめします。
それでは、各書類について詳しく見ていきましょう。
定款関連の書類(定款委任状・定款)
定款は、会社の基本的なルールを定めた書類で、いわば会社の憲法とも言えるものです。会社名(商号)、本店所在地、事業目的、資本金の額、発起人の氏名や出資額などを記載します。この定款は公証役場で認証を受ける必要があり、認証を受けて初めて正式な定款として効力を持ちます。
定款には紙の定款と電子定款の2種類があります。紙の定款の場合は収入印紙4万円が必要になりますが、電子定款であればこの印紙代が不要になるため、費用を抑えることができます。
定款委任状は、定款認証の手続きを代理人に依頼する場合に必要となる書類です。行政書士などの専門家に定款認証の手続きを委任する際に作成します。発起人全員の署名または記名押印が必要となります。
ご自身で公証役場に出向く場合は定款委任状は不要ですが、専門家に依頼することで手続きの負担を大きく軽減できます。
会社の実態を示す重要書類(実質的支配者となるべき者の申告書・資本金の払込証明書)
実質的支配者となるべき者の申告書は、会社を実質的に支配する人物が誰であるかを明らかにする書類です。これは犯罪収益移転防止法に基づく書類で、マネーロンダリングなどの不正を防ぐ目的で提出が求められます。
通常、株式会社の場合は議決権の4分の1を超える株式を持つ人が該当します。小規模な会社では発起人や代表取締役がこれに該当するケースが多いでしょう。定款認証の際に公証役場へ提出する必要があります。
資本金の払込証明書は、発起人が実際に資本金を払い込んだことを証明する書類です。会社設立前は会社名義の口座が存在しないため、発起人の個人口座に資本金を払い込み、その通帳のコピーと合わせて払込証明書を作成します。
払込証明書には、払込があった金額、払込があった株数、1株の払込金額などを記載し、代表取締役が署名押印します。通帳のコピーは、表紙、裏表紙(口座番号などが記載されているページ)、払込が記帳されているページの3点を用意しましょう。
会社の意思決定を示す書類(発起人の決定書・就任承諾書)
発起人の決定書は、定款で詳細を定めていない事項について発起人が決定した内容を記録する書類です。たとえば、定款では本店所在地を「愛知県あま市」と最小行政区画までしか記載していない場合、具体的な番地までを発起人の決定書で定めます。
このほか、設立時の役員報酬や株式発行事項など、定款に記載しきれなかった事項を発起人全員の同意のもとで決定し、書面にまとめます。発起人が複数いる場合は全員の署名または記名押印が必要です。
就任承諾書は、取締役や代表取締役、監査役などの役員に就任する人が、その就任を承諾したことを証明する書類です。定款や発起人の決議で役員が選任されたとしても、本人がその就任を承諾しなければ正式に役員にはなれません。
就任承諾書には、就任する役職名、承諾した日付、本人の署名または記名押印が必要です。特に代表取締役の就任承諾書は、会社の代表権を持つ重要なポジションであるため、印鑑証明書の添付が求められることもあります。
印鑑関連の書類(印鑑届出書・印鑑カード交付申請書)
印鑑(改印)届出書は、会社の実印(代表者印)を法務局に登録するための書類です。会社設立の登記申請と同時に提出します。登録した印鑑は、今後の重要な契約書類や登記申請の際に使用する会社の正式な印鑑となります。
届出書には、代表取締役の個人の実印で押印する必要があり、個人の印鑑証明書も添付します。会社の実印は、会社設立前に印鑑業者で作成しておく必要がありますので、早めに準備しましょう。
印鑑カード交付申請書は、会社の印鑑証明書を取得する際に必要な印鑑カードの交付を受けるための書類です。登記完了後に印鑑カードが発行されると、それを使って法務局で会社の印鑑証明書を取得できるようになります。
印鑑カードは、銀行口座の開設や重要な契約の際に印鑑証明書が必要となる場面で使いますので、会社設立後すぐに必要になる重要なカードです。申請書は登記申請時に一緒に提出しておくとスムーズです。
専門家に依頼する場合の書類と個人の証明書類(登記委任状・印鑑証明書)
登記委任状は、会社設立登記の申請手続きを司法書士に依頼する場合に必要となる書類です。登記申請は法的な手続きであり、司法書士は登記の専門家として代理申請を行うことができます。
委任状には、委任する内容、司法書士の氏名、委任者(発起人や代表取締役)の署名または記名押印が必要です。専門家に依頼することで、書類の不備による申請のやり直しを防ぎ、確実かつスピーディーに登記を完了させることができます。
ご自身で登記申請を行う場合は登記委任状は不要ですが、書類作成や手続きに不安がある方は専門家の活用も検討されると良いでしょう。
印鑑証明書は、発起人や取締役の本人確認のために必要な書類です。具体的には、発起人全員の印鑑証明書と、取締役に就任する人の印鑑証明書が必要になります。
印鑑証明書は、お住まいの市区町村役場で取得できます。発行から3か月以内のものが有効とされるケースが一般的ですので、会社設立の準備が整った段階で取得すると良いでしょう。複数枚必要になる場合もありますので、余裕を持って準備することをおすすめします。
まとめ:書類準備は計画的に進めましょう
株式会社設立には10種類の書類が必要になります。それぞれの書類には明確な役割があり、どれか一つでも欠けると手続きが進まなくなってしまいます。
書類の中には、印鑑証明書のように取得に時間がかかるものや、定款のように専門的な知識が必要なものもあります。余裕を持ったスケジュールで、一つひとつ確実に準備を進めていくことが大切です。
もし書類作成や手続きに不安を感じる場合は、行政書士や司法書士などの専門家に相談することをおすすめします。専門家に依頼することで、書類の不備を防ぎ、スムーズに会社設立を実現できます。
当事務所でも会社設立のサポートを行っておりますので、お困りのことがあればお気軽にご相談ください。あなたの新しいビジネスのスタートを、しっかりとサポートさせていただきます。
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